Q01　運用するためのパスワードなどの書類が到着しました。具体的に何から始めたものかと迷っています。アドバイスをお願いします。

まず、お送りした「ご紹介ムービー」と「YouTube研修会」を一度ご覧いただき、次に、消防設備点検業者様などにサーバ電話番号の設定を依頼して下さい。その次に、職員のメールアドレスの収集作業に移ります。
最初５～６人程度の登録に留め、十分にメール送信などで遊びます。ある程度、習熟されたら部署毎に全職員への登録へと進みます。
 

Q02　事務職です。火災通報装置へのサーバ電話番号の設定に自信がないのですが？

他のご質問と重複するかもしれませんが、施設の消防設備点検業者様や電話業者様に、事務局よりお送りした「火災通報装置の設定と試験方法」をお渡しいただき、作業を依頼して下さい。
 

Q03　統括管理者と管理者の違いを教えて下さい。

本システムでは、職員のメールアドレス保護のため、２段階の運用セキュリティーをとっています。統括管理者は、施設に１名ないし２名を想定しており、全ての機能が使用でき職員のメールアドレスも確認できます。
管理者は、メール送信が必要な部署長を想定しており、一部機能を制限させていただいており、職員のメールアドレスが見えません。
 

Q04　職員の携帯メールアドレスを正確に登録する方法を教えて下さい。

携帯電話でＱＲコードを読み取り、携帯電話メールアドレスをサーバへ自動登録する方法をお薦めします。入力間違いもなく他の人がアドレスを目にすることもありません。
 

Q05　ＱＲコードによる自動登録で名前を入れてない職員がいて困っています。

日常連絡メールを使って、名前なし職員に本文に名前を入れて送信するようにメールを出しましょう。
 

Q06　再度の質問です。名前なし登録職員は加えて「迷惑メール設定」がしてありお手上げ状態です。アドバイスをください。

この場合、管理者自身の携帯電話からこの名前未記入者のアドレスにメールを送信し、名前や部署を確認することしか方法がないように思われます。
携帯電話の迷惑メール設定は、ＰＣからのメール拒絶ですから携帯からの分は、受信出来ると思われますので試してみて下さい。
 

Q07　日常連絡メールで画像添付ができません。なぜですか？

添付画像のサイズを５メガバイト以下に制限しています。サイズを落として再度送信して見ましょう。この時に添付ボタンを押すのを忘れないようにして下さい。
 

Q08　職員へのテストメール送信結果が未読のままです、メール受信ができていないのですか？

メールアドレスが間違っている、携帯電話に迷惑メール設定がなされているなどが考えられます。